1. ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI

 Nieprawidłowość można zgłosić:

 tradycyjną pocztą na adres siedziby PGSW przy ul. Kocjana 3, 01-473 Warszawa, z dopiskiem „Sygnalista – poufne” lub

 na dedykowany adres e-mail: sygnalisci@pgsw.pl.

Nieprawidłowości – wszelkie występujące w ramach prowadzonej przez PGSW działalności zdarzenia, które naruszają lub mogą naruszać: przepisy prawa (krajowego lub unijnego) w obszarze:

korupcja;

zamówień publicznych;

usług, produktów i rynków finansowych;

przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;

bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

bezpieczeństwa transportu;

ochrony środowiska;

ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

bezpieczeństwa żywności i pasz;

zdrowia i dobrostanu zwierząt;

zdrowia publicznego;

ochrony konsumentów;

ochrony prywatności i danych osobowych;

bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

interesów finansowych skarbu państwa Rzeczpospolitej Polskiej oraz Unii Europejskiej;

rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.

regulacje wewnętrzne obowiązujące w PGSW, np. w obszarze:

bezpieczeństwa i higieny pracy,

oszustw, kradzieży i niewłaściwego wykorzystania majątku PGSW,

mobbingu, dyskryminacji i molestowania seksualnego.

2. ZASADY DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ ANONIMOWYCH

Zgłoszenia mogą być dokonywane imiennie (z podaniem imienia i nazwiska zgłaszającego) lub anonimowo (bez podania danych osobowych). PGSW wyjaśnia Zgłoszenia anonimowe z poniższymi modyfikacjami:

Jeśli Sygnalista nie pozostawił adresu do kontaktu, PGSW nie ma możliwości żądania dodatkowych informacji potrzebnych do weryfikacji Zgłoszenia. Może to skutkować odrzuceniem Zgłoszenia i zamknięciem postępowania wyjaśniającego.

PGSW może ograniczyć szczegółowość Informacji zwrotnych. Jeśli Sygnalista pozostawił adres do kontaktu, Podmiot przyjmujący zgłoszenie lub Komisja sformułuje krótką informację, która zapewni maksymalne bezpieczeństwo organizacji oraz osobom związanym z postępowaniem. Zasada ta ma ograniczyć ryzyko wypłynięcia wrażliwych informacji o postępowaniu wyjaśniającym poza PGSW.

PGSW nie gwarantuje pełnej ochrony przed Działaniami odwetowymi, ponieważ nie wie, kogo chronić.

Jeśli tożsamość osoby zgłaszającej anonimowo zostanie ujawniona lub potwierdzi ona ją samodzielnie, PGSW traktuje taką osobę tak, jakby dokonała Zgłoszenia imiennego – w szczególności przysługuje jej pełna ochrona i dostęp do Informacji zwrotnych.

3. OBOWIĄZKI SYGNALISTY

Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia:

nie może zakłócać prawidłowego przebiegu postępowania ze Zgłoszeniem,

zachowuje w poufności sam fakt dokonania Zgłoszenia i wszelką komunikację oraz uzyskane informacje związane ze Zgłoszeniem,

na prośbę Podmiotu przyjmującego zgłoszenie lub Komisji – w niezbędnym zakresie – pomaga w weryfikacji i wyjaśnianiu Zgłoszenia.

4. W JAKI SPOSÓB CHRONIMY SYGNALISTĘ 

Ochrona i prawa Sygnalisty

Każdemu Sygnaliście zapewniamy:

ochronę tożsamości i poufności Zgłoszenia,

ochronę przed Działaniami odwetowymi,

prawo otrzymania Informacji zwrotnych.

Poufność

Wszystkie osoby, które weryfikują i wyjaśniają Zgłoszenie, zachowują w poufności: fakt swojego zaangażowania w ten proces,

wszelkie informacje uzyskane w związku ze Zgłoszeniem, w szczególności dane osobowe Sygnalisty i osoby, której dotyczy Zgłoszenie,

wszelkie działania podejmowane w ramach postępowań prowadzonych w związku ze Zgłoszeniem.

Wszelkie dane pozwalające zidentyfikować Sygnalistę, nawet pośrednio, mogą zostać ujawnione wyłącznie na podstawie jego uprzedniej, wyraźnej zgody. Wyjątek stanowi ujawnienie danych:

właściwym organom, kiedy taki obowiązek wynika z przepisów prawa,

osobom zaangażowanym w proces wyjaśniania zgłoszenia (np. członkom Komisji) – jeżeli będzie to kluczowe dla wyjaśnienia sprawy.

Obowiązki informacyjne PGSW

Jeżeli Zgłoszenie zostało przesłane na zasadach opisanych w Procedurze i nie jest anonimowe, Sygnalista otrzyma:

potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia do dalszego rozpatrywania lub informację o jego odrzuceniu – w terminie maksymalnie 7 dni od otrzymania Zgłoszenia,

Informacje zwrotne – w rozsądnym terminie, nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia.

Potwierdzenie i Informacje zwrotne są przekazywane, w zależności od wyboru kanału, za pośrednictwem którego Zgłoszenie zostało dokonane:

pisemnie – na adres wskazany w korespondencji lub w inny sposób wskazany przez Sygnalistę,na dedykowany adres e-mail – na adres e-mail, z którego Zgłoszenie zostało wysłane, chyba że Sygnalista wskaże inny adres e-mailowy do komunikacji zwrotnej. Jeśli Zgłoszenie pochodzi z adresu e-mail spoza organizacji, PGSW może zdecydować o ograniczeniu szczegółowości Informacji zwrotnych z uwagi na bezpieczeństwo wrażliwych informacji o PGSW.

 5. W JAKI SPOSÓB ROZPATRUJE SIĘ ZGŁOSZENIE 

Wstępna weryfikacja Zgłoszenia

Podmiot przyjmujący zgłoszenie przeprowadza wstępną weryfikację Zgłoszenia:

upewnia się, czy Zgłoszenie zawiera wszystkie informacje niezbędne do jego rozpatrzenia – jeżeli zauważy istotne braki, kontaktuje się z Sygnalistą,

ustala, czy zgłoszone zdarzenie może stanowić Nieprawidłowość w rozumieniu Procedury,

ocenia, jakie mogą być konsekwencje zgłoszonej Nieprawidłowości z punktu widzenia interesów PGSW.

Potwierdzenie otrzymania Zgłoszenia

Podmiot przyjmujący zgłoszenie niezwłocznie potwierdza otrzymanie Zgłoszenia (o ile nie jest ono anonimowe), następnie przeprowadza wstępną weryfikację Zgłoszenia i w terminie 7 dni od jego otrzymania informuje Sygnalistę o:

przyjęciu Zgłoszenia albo

odrzuceniu Zgłoszenia, jeżeli ocenia Zgłoszenie jako oczywiście bezzasadne.

Odrzucenie Zgłoszenia oznacza zamknięcie sprawy.

 6. JAK PROWADZONE JEST POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE 

Powołanie Komisji wyjaśniającej

Po wstępnej weryfikacji Zgłoszenia, Podmiot przyjmujący zgłoszenie powołuje Komisję wyjaśniającą, składającą się z co najmniej 3 osób wskazanych poniżej (przy doborze członków Komisji Podmiot przyjmujący zgłoszenia kieruje się przedmiotem Zgłoszenia).

W skład Komisji zawsze wchodzi Podmiot przyjmujący

zgłoszenie oraz co najmniej 2 osoby spośród osób wymienionych poniżej:

przedstawiciel pionu administracji,

przedstawiciel pionu handlowego,

przedstawiciel działu budowlanego,

przedstawiciel pionu produkcyjnego,

przedstawiciel działu finansowego,

przedstawiciel działu BHP,

przedstawiciel działu kadr,

przedstawiciel z działu kontroli wewnętrznej,

inne osoby o odpowiedniej wiedzy i doświadczeniu powoływane ad hoc, które mogą pomóc w sprawnym wyjaśnieniu Zgłoszenia.

Przy doborze członków Komisji, Podmiot przyjmujący zgłoszenie upewnia się co do ich bezstronności i braku powiązań ze zgłoszoną sprawą poprzez odebranie stosownego oświadczenia w tym zakresie od członków Komisji.

7. Dane osobowe – KLAUZULA INFORMACYJNA

Dane osobowe zawarte w Zgłoszeniach są przetwarzane zgodnie z Polityką bezpieczeństwa informacji PGSW, która określa sposób ochrony danych osobowych, w tym w szczególności danych osób dokonujących Zgłoszeń oraz osób, których dotyczą Zgłoszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności RODO i przepisami o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

Administratorem danych osobowych przekazywanych w ramach Zgłoszeń jest PGSW. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO Sygnalista może się kontaktować na adres: iod@pgsw.pl

PGSW przetwarza zawarte w Zgłoszeniu dane osobowe Sygnalisty, osób, których dotyczy zgłoszenie, oraz innych osób w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie: obowiązku prawnego wynikającego z przepisów ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (zgodnie z art. 6 lit. c RODO) lub prawnie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

PGSW może w celu weryfikacji Zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych zbierać i przetwarzać dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje
w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Dane osobowe są przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi Działaniami.

PGSW zapewnia poufność danych w związku z otrzymanym Zgłoszeniem. Dane te mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych w związku z korzystaniem z dostarczanych usług, w tym świadczącym usługi obsługi informatycznej.

Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

Sygnalista ma prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania. Przysługuje mu także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługują one jedynie w sytuacji, gdy dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez PGSW z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.